Microsoft 365 Business là gì? So sánh các gói Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp

Microsoft 365 Business là gì?

Microsoft 365 Business (tiền thân là Office 365 Business) là nền tảng dịch vụ đám mây của Microsoft, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. 

Đây không đơn thuần là bộ ứng dụng văn phòng - mà là giải pháp tổng thể tích hợp công cụ năng suất, cộng tác nhóm, lưu trữ đám mây và bảo mật nâng cao trong một nền tảng duy nhất.

Với Microsoft 365 Business, doanh nghiệp có thể trang bị cho nhân viên đầy đủ công cụ để làm việc hiệu quả ở bất kỳ đâu, đồng thời kiểm soát bảo mật và quản lý thiết bị tập trung.

Microsoft 365 Business - nền tảng đám mây toàn diện cho doanh nghiệp

Microsoft 365 Business phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Microsoft 365 Business được thiết kế cho các doanh nghiệp muốn xây dựng môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt và an toàn hơn. Đặc biệt, giải pháp này phù hợp với những nhóm doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMB): Cần một nền tảng làm việc chuyên nghiệp nhưng không muốn đầu tư quá nhiều vào hạ tầng CNTT.
• Doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa: Dễ dàng truy cập tài liệu, trao đổi công việc và cộng tác trên cùng một hệ thống dù ở bất kỳ đâu.
• Doanh nghiệp cần quản lý tập trung: Hỗ trợ kiểm soát người dùng, thiết bị và dữ liệu từ một giao diện quản trị thống nhất.

Microsoft 365 Business đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hiện đại

Microsoft 365 Business bao gồm những ứng dụng nào?

Điểm nổi bật của Microsoft 365 Business là sự kết hợp giữa bộ ứng dụng văn phòng, dịch vụ đám mây và các công cụ bảo mật dành cho doanh nghiệp. Tùy từng gói dịch vụ, người dùng có thể được trang bị những thành phần sau:

• Word, Excel, PowerPoint, Outlook: Hỗ trợ soạn thảo văn bản, xử lý dữ liệu, tạo bài thuyết trình và quản lý email chuyên nghiệp.
• Microsoft Teams: Công cụ nhắn tin, họp trực tuyến và cộng tác nhóm trên cùng một nền tảng.
• OneDrive: Lưu trữ và đồng bộ dữ liệu trên đám mây với khả năng chia sẻ linh hoạt.
• Exchange Online: Dịch vụ email doanh nghiệp với tên miền riêng và dung lượng lưu trữ lớn.
• SharePoint: Nền tảng quản lý tài liệu và xây dựng không gian làm việc nội bộ cho doanh nghiệp.
• Các tính năng bảo mật và quản trị: Bao gồm xác thực đa yếu tố, quản lý thiết bị, kiểm soát truy cập và nhiều công cụ bảo vệ dữ liệu khác.

Các ứng dụng nổi bật trong Microsoft 365 Business

Lợi ích khi sử dụng Microsoft 365 Business cho doanh nghiệp

Microsoft 365 Business không chỉ là bộ công cụ văn phòng - đây là nền tảng được xây dựng để giải quyết những thách thức vận hành thực tế mà doanh nghiệp SMB phải đối mặt hàng ngày. 

Từ năng suất cá nhân đến cộng tác nhóm, từ lưu trữ dữ liệu đến bảo mật toàn diện, Microsoft 365 Business mang lại giá trị cụ thể ở nhiều khía cạnh:

• ⭐ Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Nhân viên truy cập email, tài liệu và ứng dụng Office từ bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có internet - lý tưởng cho mô hình làm việc từ xa và hybrid đang ngày càng phổ biến.
• ⭐ Cộng tác nhóm hiệu quả hơn: Teams, SharePoint và OneDrive cho phép đồng chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, họp trực tuyến và chia sẻ thông tin nhanh chóng giữa các phòng ban.
• ⭐ Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu an toàn: Mỗi tài khoản có đến 1TB lưu trữ trên OneDrive, với quyền truy cập được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro thất thoát dữ liệu.
• ⭐ Tiết kiệm chi phí CNTT: Không cần đầu tư hạ tầng server hay mua phần mềm vĩnh viễn - doanh nghiệp chỉ trả phí đăng ký linh hoạt, phần mềm tự động cập nhật mà không phát sinh thêm chi phí.
• ⭐ Bảo mật và quản trị tập trung: Tích hợp sẵn MFA, chống malware và kiểm soát truy cập, giúp quản trị viên quản lý toàn bộ người dùng và thiết bị từ một nơi duy nhất.

Lợi ích nổi bật của Microsoft 365 Business đối với doanh nghiệp

So sánh các gói Microsoft 365 Business hiện nay

Hiện tại Microsoft 365 Business cung cấp 4 gói dịch vụ chính, mỗi gói được thiết kế cho nhu cầu và quy mô khác nhau. Việc hiểu rõ điểm khác biệt giữa các gói sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng giải pháp, tránh trả thừa hoặc thiếu tính năng cần thiết.

Microsoft 365 Business Basic

Tiền thân là Office 365 Business Essentials, đây là gói entry-level trong dòng Microsoft 365 Business.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển sang email chuyên nghiệp, ưu tiên làm việc trên nền tảng online và có ngân sách CNTT hạn chế.

Tính năng chính:

• Ứng dụng Office phiên bản web và di động (Word, Excel, PowerPoint)
• Email doanh nghiệp với tên miền riêng, hộp thư 50GB (Exchange Online)
• Microsoft Teams, OneDrive 1TB, SharePoint

Giới hạn cần lưu ý: Gói này không bao gồm bộ ứng dụng Office cài đặt trên máy tính (desktop apps). Nếu nhân viên cần làm việc ngoại tuyến hoặc sử dụng các tính năng nâng cao của Office, cần cân nhắc nâng lên gói cao hơn.

Microsoft 365 Business Basic - gói khởi đầu cho doanh nghiệp dùng Office online

Microsoft 365 Business Standard

Trước đây có tên Office 365 Business Premium, đây là gói phổ biến nhất và được lựa chọn nhiều nhất trong dòng Microsoft 365 Business.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đầy đủ công cụ làm việc cả online lẫn offline, từ cộng tác nhóm đến xử lý tài liệu chuyên sâu.

Tính năng chính:

• Toàn bộ tính năng của gói Basic
• Bộ ứng dụng Office desktop: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote (cả Mac và PC), Publisher và Access (chỉ PC)
• Microsoft Bookings để quản lý lịch hẹn
• Mỗi người dùng được cài đặt trên tối đa 5 thiết bị

Điểm khác biệt so với Basic: Bổ sung bộ ứng dụng Office cài đặt trên máy tính, cho phép làm việc ngoại tuyến và sử dụng đầy đủ tính năng của từng ứng dụng - điều mà phiên bản web không thể thay thế hoàn toàn.

Microsoft 365 Business Standard - lựa chọn cân bằng giữa tính năng và chi phí

Microsoft 365 Business Premium

Đây là gói cao cấp nhất trong dòng Business, tích hợp toàn bộ tính năng của Standard và bổ sung thêm lớp bảo mật và quản trị thiết bị toàn diện.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật dữ liệu, cần kiểm soát thiết bị nhân viên (cả thiết bị công ty lẫn cá nhân) và muốn bảo vệ hệ thống trước các mối đe dọa mạng tinh vi.

Tính năng chính:

• Toàn bộ tính năng của gói Standard
• Microsoft Defender for Business: chống phishing, malware và tấn công zero-day
• Intune: quản lý và triển khai chính sách bảo mật trên thiết bị
• Azure Information Protection: kiểm soát quyền truy cập tài liệu nhạy cảm
• Xóa dữ liệu từ xa (Selective Wipe) khi thiết bị bị mất hoặc đánh cắp

Điểm khác biệt so với Standard: Toàn bộ lớp bảo mật nâng cao và quản lý thiết bị tập trung - đây là điểm mấu chốt mà Standard không có, phù hợp với doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhạy cảm hoặc hoạt động trong môi trường nhiều rủi ro an ninh mạng.

Microsoft 365 Business Premium - bảo mật và quản trị thiết bị toàn diện

Microsoft 365 Apps for Business

Đây là gói đặc biệt trong dòng Business, tập trung thuần túy vào bộ ứng dụng Office mà không đi kèm các dịch vụ email hay cộng tác đầy đủ.

Đối tượng phù hợp: Doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống email riêng và chỉ cần bộ ứng dụng Office bản quyền với lưu trữ đám mây OneDrive.

Tính năng chính:

• Bộ ứng dụng Office desktop đầy đủ (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher)
• OneDrive 1TB mỗi tài khoản
• Cài đặt trên tối đa 5 thiết bị mỗi người dùng

Khi nào nên lựa chọn: Gói này phù hợp khi doanh nghiệp muốn chuyển từ Office mua vĩnh viễn (như Office 2019) sang mô hình đăng ký linh hoạt, hoặc khi không cần email Exchange và Teams nhưng vẫn muốn luôn có phiên bản Office mới nhất.

Microsoft 365 Apps for Business - Office bản quyền không kèm email doanh nghiệp

Để dễ hình dung sự khác biệt giữa các phiên bản, doanh nghiệp có thể tham khảo bảng so sánh các gói Microsoft 365 Business dưới đây:

So sánh các gói Microsoft 365 Business hiện nay

Nếu bạn vẫn còn phân vân giữa các gói Microsoft 365 cho doanh nghiệp và chưa biết nên lựa chọn phiên bản nào, hãy liên hệ iCare Center qua Hotline 1900 6076 để được tư vấn miễn phí. 

Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai giải pháp Microsoft bản quyền, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng gói, tối ưu chi phí và nhận đầy đủ hỗ trợ kỹ thuật trong suốt quá trình sử dụng.

>> Hướng dẫn chi tiết cách triển khai Microsoft 365 cho doanh nghiệp

Một số câu hỏi thường gặp

Trước khi quyết định triển khai, nhiều doanh nghiệp vẫn còn một số thắc mắc về Microsoft 365 Business. iCare Center tổng hợp những câu hỏi phổ biến nhất để giúp bạn có cái nhìn rõ hơn trước khi lựa chọn.

Một tài khoản Microsoft 365 Business dùng được trên bao nhiêu thiết bị?

Tất cả các gói Microsoft 365 Business đều cho phép mỗi tài khoản sử dụng trên tối đa 5 thiết bị (PC, Mac, tablet, điện thoại). 

Điểm khác biệt nằm ở cách truy cập: gói Business Basic chỉ dùng qua web và mobile app, trong khi Standard, Premium và Apps for Business cho phép cài đặt thêm bộ ứng dụng Office trực tiếp trên máy tính để dùng cả khi không có internet.

Có thể nâng cấp giữa các gói Microsoft 365 Business không?

Hoàn toàn có thể. Microsoft cho phép nâng hoặc hạ cấp gói bất kỳ lúc nào. Tính năng mới được kích hoạt gần như ngay lập tức, chi phí được tính theo thời gian còn lại của chu kỳ hiện tại - linh hoạt hơn nhiều so với mua phần mềm vĩnh viễn.

Doanh nghiệp nhỏ có nên sử dụng Microsoft 365 Business không?

Nên. Chỉ với gói Basic, doanh nghiệp đã có email tên miền riêng, Teams và OneDrive - đủ để vận hành chuyên nghiệp mà không cần đầu tư hạ tầng. Khi quy mô tăng, việc nâng cấp lên Standard hay Premium cũng dễ dàng, không làm gián đoạn hệ thống hiện có.

Microsoft 365 Business khác gì Microsoft 365 Personal và Family?

Personal và Family dành cho cá nhân và hộ gia đình, không có email tên miền riêng, quản trị người dùng hay bảo mật doanh nghiệp. Microsoft 365 Business được xây dựng riêng cho tổ chức - với đầy đủ công cụ quản lý tập trung, kiểm soát thiết bị và giấy phép sử dụng thương mại hợp lệ.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã hiểu rõ Microsoft 365 Business là gì cũng như sự khác biệt giữa các gói dịch vụ hiện nay. Việc lựa chọn đúng phiên bản sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc và đáp ứng tốt các yêu cầu về bảo mật, quản trị.

Đừng quên theo dõi iCare Center để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích về Microsoft 365, Office bản quyền và các giải pháp công nghệ dành cho doanh nghiệp.